Mehrwertsteuer richtig berechnen und auf der Rechnung ausweisen

1. Prüfe, ob du Umsatzsteuer berechnen musst

Kleinunternehmer unter einer Umsatzgrenze müssen in vielen Ländern keine Umsatzsteuer berechnen, in Deutschland etwa nach § 19 UStG. Dann darfst du auch keine Steuer auf der Rechnung ausweisen und brauchst einen Hinweis auf die Befreiung.

2. Wähle den richtigen Satz je Artikel

Verwende den Regelsatz, außer der Artikel fällt eindeutig unter einen ermäßigten Satz oder den Nullsatz, etwa Lebensmittel, Bücher oder Medikamente. Im Zweifel prüfe die Liste deiner Finanzverwaltung oder frage eine Steuerberatung.

3. Berechne die Steuer je Position

Multipliziere jede Nettoposition mit ihrem Satz und runde auf den Cent. Addiere dann die Nettobeträge, die Steuer je Satz und den Bruttobetrag. Manche Länder erlauben das Runden auf die Rechnungssumme; bleib bei einer Methode.

4. Gib die Pflichtangaben an

Eine vollständige Rechnung enthält meist deine Steuer- oder USt-IdNr., die Angaben des Kunden, Rechnungsdatum und -nummer, Leistungsbeschreibung, Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Gesamtbetrag.

5. Grenzüberschreitende Umsätze

Bei Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern gilt oft das Reverse-Charge-Verfahren: Du rechnest ohne Steuer ab, mit einem Hinweis, und der Kunde schuldet die Steuer. Digitale Leistungen an Verbraucher im Ausland können den Satz des Kundenlands erfordern.

Checkliste

Bevor du eine Rechnung verschickst:

• Netto, Steuer und Brutto getrennt ausweisen.
• Den Steuersatz neben jedem Steuerbetrag angeben.
• Den Satz verwenden, der zum Leistungszeitpunkt gilt.
• Rechnungen so lange aufbewahren, wie es die Finanzverwaltung verlangt, in Deutschland 8 Jahre.
• Bei Sonderfällen wie Export, gemischten Leistungen oder Differenzbesteuerung eine Steuerberatung fragen.