期限どおりに支払われる請求書の書き方
支払いの遅れは、わかりにくい請求書が原因であることが少なくありません。次の手順で、正確でわかりやすく、支払いやすい請求書を送りましょう。
1. 先に金額を合意する
作業を始める前に見積書を送り、書面で承認をもらいます。請求書は合意した内容を繰り返すだけになり、トラブルを防げます。
2. わかりやすい番号を付ける
請求書ごとに重複しない連番を付け、すべての控えを保管します。税務上も必要で、取引先との支払い確認もしやすくなります。
3. 内容を具体的に書く
何を、いつ、どれだけ、いくらで納めたかを書きます。「デザイン作業一式」より「ロゴデザイン（3 案、修正 2 回）」のほうが明確です。取引先から注文番号を受け取っている場合は必ず記載しましょう。
4. 支払いやすくする
合計金額と支払期限をはっきり示し、振込先の銀行名、支店名、口座番号、口座名義を正確に記載します。問い合わせの手間がないほど、支払いは早くなります。
5. すぐ送って、フォローする
作業が終わったらすぐに PDF で、短く丁寧なメールを添えて送ります。支払期限を控えておき、数日前に確認の連絡を、期限を過ぎたら翌日に再度連絡しましょう。
- 重複しない請求書番号と発行日。
- 発行者と請求先の情報が正しい。
- 各品目の内容、数量、単価が明確。
- 税額、値引き、合計が正しい。
- 支払期限と振込先がすぐわかる。