PDF・Word・画像：形式の選び方
PDF、Word、画像にはそれぞれ得意な用途があります。適切な形式を選ぶと、文書の編集、印刷、共有、保管がしやすくなります。
形式ごとの用途
| 形式 | 向いている用途 | 弱点 |
|---|---|---|
| デザインどおりに共有・印刷 | 編集しにくい | |
| Word（DOCX） | 作成と編集 | 他の端末で見た目が変わる |
| JPG | 写真やページのプレビュー | 文字を選択できない |
| PNG | スクリーンショットや鮮明な図 | ファイルが大きい |
| TXT | どのアプリでも使えるテキスト | 書式がない |
スキャンPDFとOCR
スキャンしたPDFはページを撮影した画像の集まりです。編集できる文字を得るには、画像内の文字を読み取るOCR（光学文字認識）が必要です。OCRなしでスキャンをWordに変換すると、空の文書になります。
文書を安全に共有するには
- 相手が読む・印刷するだけならPDFで送る。
- WordをPDFにする前に、隠れたコメントや変更履歴を削除する。
- 重要なPDFにはパスワードを付け、パスワードは別の方法で伝える。
- 機密ファイルにはオフラインで動くツールを使う。